Secrétaire-Commis.e (Service de l'incendie et de la sécurité civile)

Sous l’autorité du directeur du Service de l’incendie et de la sécurité civile ou de son représentant le ou la titulaire planifie, organise et exécute le travail administratif du service.

Description des tâches :

• Accueillir les citoyens et/ou visiteurs et leur transmettre les informations relatives au service;
• Recevoir, acheminer et enregistrer les appels téléphoniques et fournir des renseignements généraux;
• Transmettre des messages sur téléavertisseur et radio;
• Recevoir et distribuer le courrier postal et électronique, documents, colis et coordonner la circulation des renseignements à l’interne;
• Procéder au classement selon la procédure établie à l’aide du logiciel pour la gestion documentaire;
• Rédiger, réviser, corriger et transcrire des textes sur traitement de texte et/ou chiffrier électronique (différentes statistiques, rapports mensuels, correspondance et autres);
• Assister à des réunions et prendre des notes pour la préparation du compte rendu;
• Effectuer, sur demande, différentes réservations (hôtel, location…);
• Tenir à jour un agenda pour les rendez-vous et les réunions des gestionnaires;
• Préparer les horaires pour les cédules de garde (pompiers, cadres et technicien prévention incendie) et compléter les registres de paie pour le personnel du service;
• Effectuer les réquisitions, l’imputation des factures et affecter les codes budgétaires;
• Effectuer des achats, être responsable de la petite caisse et des remboursements lors de paiements;
• Exécuter différentes tâches lors de situation en mesures d’urgence;
• Effectuer toute autre tâche connexe confiée par ses supérieurs.

Formation requise :

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en Bureautique ou un diplôme d'études professionnelles (DEP) en Secrétariat et/ou toute combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente.

Qualités requises :

• Capacité d’autonomie
• Esprit décisionnel
• Cohérence du jugement
• Discernement et discrétion

Autres exigences ou commentaires :

• Posséder de 1 à 3 ans d’expérience jugée pertinente;
• Avoir une bonne connaissance en informatique des logiciels MS Office;
• Avoir une connaissance du logiciel spécialisé « TARGET » un atout;
• Posséder de très bonne connaissances en français et connaissances d’usage en anglais;
• Aptitude à utiliser les équipements de télécommunications en cours d’événements;
• Avoir une résistance au stress face à une situation d’urgence;
• Connaissance de la géographie de la ville et des environs;
• Toute personne intéressée et répondant au profil ci-haut défini, doit postuler par écrit et transmettre son curriculum vitae à l’adresse suivante :